Receita Federal passa a usar comunicação 100% digital com empresas
Colunista
A Receita Federal passa a adotar, a partir deste ano, um canal digital exclusivo para a comunicação com empresas, formalizando uma mudança que encerra de vez o envio de cartas, intimações impressas ou qualquer tipo de aviso em papel. Todas as notificações oficiais passam a ser realizadas exclusivamente por meio do Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), disponível na plataforma do e-CAC, consolidando um novo modelo de relacionamento entre o Fisco e os contribuintes.
A nova regra tem alcance amplo e obrigatório, valendo para todas as empresas registradas no CNPJ. Estão incluídos nesse grupo os microempreendedores individuais (MEI), as empresas optantes pelo Simples Nacional, aquelas enquadradas nos regimes de lucro presumido ou lucro real, além de entidades sem fins lucrativos e órgãos públicos. Na prática, nenhuma organização com CNPJ ativo ficará fora do sistema eletrônico de comunicação adotado pela Receita Federal.
Uma das principais mudanças trazidas pela medida está relacionada à ciência da comunicação. Com o novo modelo, não é mais necessário que a empresa leia ou abra a mensagem para que ela seja considerada válida. A partir do momento em que a Receita Federal disponibiliza a notificação na Caixa Postal do e-CAC, os prazos legais começam a correr automaticamente. Isso significa que, mesmo sem acesso ao sistema ou visualização do conteúdo, a contagem de prazos para manifestações, defesas ou regularizações já estará em andamento.
Esse novo cenário impõe um impacto direto na rotina administrativa e fiscal das empresas. A comunicação eletrônica exige maior atenção e disciplina no acompanhamento das informações disponibilizadas pelo Fisco. A orientação é clara: as empresas devem criar ou reforçar rotinas internas de verificação da Caixa Postal do e-CAC, com consultas periódicas, preferencialmente ao menos uma vez por mês. Além disso, é fundamental manter os dados cadastrais sempre atualizados e definir, de forma objetiva, quem será o responsável por esse acompanhamento, seja um colaborador interno ou um escritório de contabilidade.
A adoção dessas práticas passa a ser uma questão de segurança fiscal. Empresas que se organizarem, estruturarem processos internos e monitorarem regularmente o DTE tendem a reduzir riscos e evitar problemas com prazos perdidos. Por outro lado, a falta de atenção ao novo canal de comunicação pode resultar em consequências relevantes, como a perda do prazo para apresentação de defesa, aplicação de penalidades ou imposição de multas, simplesmente pelo fato de a mensagem não ter sido visualizada.
Com a consolidação do Domicílio Tributário Eletrônico como único meio de comunicação, a Receita Federal reforça a lógica de que o acesso à informação passa a ser responsabilidade direta do contribuinte. Nesse novo contexto, 2026 marca um divisor de águas: o ambiente digital se torna definitivo e o papel deixa de existir como suporte oficial. O novo modelo tende a “premiar” as empresas organizadas, que se adaptarem rapidamente às exigências eletrônicas, e a “punir” aquelas que permanecerem dependentes de práticas antigas, sem controle sistemático das comunicações fiscais.
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