A pressa em entregar logo a declaração do Imposto de Renda ainda cobra um preço alto de muitos contribuintes. E esse preço, na maior parte das vezes, não está ligado a fraudes nem tentativa deliberada de burlar o Fisco, mas a erros banais: um número digitado errado, um valor invertido, um CNPJ preenchido sem a devida conferência.
Em entrevista ao JC Contabilidade, o supervisor nacional do Programa do Imposto de Renda, José Carlos Fonseca, explicou que, embora 2026 ainda esteja no começo do período de entrega e não haja estatísticas fechadas, o histórico dos últimos anos mostra que a desatenção segue como a causa mais comum de retenção na malha fina.
Ao mesmo tempo, ele chama atenção para um componente novo neste ano: a migração da base de cruzamento de dados da antiga Dirf (Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte) para o eSocial, mudança que tem exposto falhas de informação prestadas por empresas e pode gerar pendências mesmo quando o contribuinte fez tudo certo.
JC Contabilidade - Afinal, o que é, de forma simples, a malha fina?
José Carlos Fonseca - A malha fina é um processo eletrônico que analisa todas as declarações do Imposto de Renda enviadas à Receita Federal. Sem exceção, todas passam por esse filtro. O sistema verifica os dados informados, confere a consistência cadastral e cruza informações com outras bases para checar se há compatibilidade com dados externos. O objetivo é identificar inconsistências, divergências ou pontos que exijam correção ou comprovação. Não há distinção entre perfis: trabalhadores, empresários, políticos e profissionais liberais são avaliados pelos mesmos critérios. Por fim, mesmo se houver erro, a malha fina é um alerta, não uma condenação.
Contab - Quais são, hoje, os erros mais comuns que levam o contribuinte à malha fina do Imposto de Renda?
Fonseca - Neste momento, ainda é cedo para traçar um retrato estatístico de 2026, pois estamos no início do envio das declarações e nem completamos um mês. Observando anos anteriores, porém, há um padrão claro: os principais problemas não envolvem fraude, mas erros de preenchimento e desatenção. É comum o contribuinte declarar com pressa, muitas vezes na última hora, e trocar números, CPF, CNPJ ou valores. Por exemplo, digitar R$ 80 em vez de R$ 800, ou R$ 3.504 no lugar de R$ 3.540. Também ocorrem falhas ao informar CPF e CNPJ, como declarar plano de saúde ou escola com dados incorretos. São situações simples, mas que geram divergências no cruzamento eletrônico. A correria contribui, já que cerca de 30% das declarações são entregues na última semana, o que aumenta a chance de erros.
Contab - Então o maior problema não costuma ser tentativa de sonegação?
Fonseca - Não. Claro que existem exceções, existem os casos isolados de pessoas que tentam obter alguma vantagem indevida, aumentar a restituição ou reduzir imposto a pagar. Mas isso é minoria. A maior parte dos contribuintes quer acertar a declaração, quer fazer tudo corretamente. O que acontece, na prática, é que o erro material ainda pesa muito mais do que a fraude deliberada.
Contab - Há alguma particularidade de 2026 que mereça atenção especial?
Fonseca - Houve uma mudança importante nas fontes de dados da Receita Federal. Até o ano passado, os cruzamentos se baseavam principalmente na Dirf e no eSocial, que reúne informações de folhas de pagamento. Em 2026, porém, a Dirf deixou de existir, atendendo a uma demanda das empresas para evitar envio duplicado de dados. Assim, o eSocial passou a ser a principal base. Nesse processo, identificou-se que muitas empresas ainda alimentam o sistema com falhas ou sem a devida conferência. Isso pode gerar divergências mesmo quando o contribuinte declara corretamente. Por exemplo, se a empresa informa R$ 40 mil no eSocial, mas o empregado declara R$ 50 mil, surge um alerta. Nesses casos, o erro pode ser da fonte pagadora, não do contribuinte.
Contab - Como funciona, na prática, o cruzamento de dados feito pela Receita?
Fonseca - A lógica é simples, embora o sistema seja complexo. O contribuinte envia a declaração com dados como rendimentos, imposto retido, despesas médicas, previdência e dependentes. Ao chegar à Receita, ela passa por um processamento eletrônico que verifica a malha fina. O sistema compara o que foi informado com dados de outras fontes. Se você declara gasto com plano de saúde, por exemplo, a Receita checa com a operadora. Rendimentos são conferidos com informações do empregador ou fonte pagadora. Havendo coerência, a declaração segue. Se surgir divergência, é registrada uma pendência.
Contab - A Receita também pode pedir comprovação mesmo quando os dados aparentemente batem?
Fonseca - Pode. Quase todos os cruzamentos funcionam pela comparação de valores, mas há situações em que a Receita se reserva o direito de olhar mais de perto determinadas declarações. Isso acontece porque a declaração é eletrônica e não vem acompanhada, no momento do envio, de todos os comprovantes. O que o contribuinte faz é uma autodeclaração. Então, em alguns casos, mesmo que a informação declarada esteja compatível com o que foi recebido de terceiros, a Receita pode selecionar aquela declaração para comprovação. Pode querer ver se aquela despesa médica de fato ocorreu, se o dependente informado se enquadra corretamente, se há documentação para sustentar determinado abatimento. É uma forma de fiscalização mais detalhada, voltada a situações específicas.
Contab - E pequenas divergências de valor já bastam para levar alguém à malha fina?
Fonseca - Isso varia conforme o caso e conforme o critério da regra de malha aplicada. Diferenças muito pequenas, como centavos, podem não justificar, sozinhas, uma retenção. Mas isso não significa que elas sejam irrelevantes em qualquer hipótese. Se a declaração já tiver outra pendência mais relevante, aquela pequena divergência pode ser aproveitada na mesma análise. Por isso, a orientação segue sendo declarar exatamente o valor correto, tal como consta nos comprovantes. Arredondamentos, aproximações e “ajustes” feitos por conta própria podem parecer insignificantes, mas o ideal é sempre reproduzir o número real.
Contab - A declaração pré-preenchida vem ajudando nesse processo todo?
Fonseca - O crescimento do uso dela mostra que sim. Ela funciona como um instrumento de facilitação: na hora de preencher a declaração, a Receita já mostra ao contribuinte as informações que recebeu sobre ele. Ali aparecem os rendimentos informados por empresas, despesas médicas, planos de saúde e outros dados relevantes. O contribuinte, então, confere aquilo que está ali e valida ou corrige, se identificar alguma inconsistência. Como a maioria quer acertar a declaração, esse recurso tem sido cada vez mais bem aceito. Mas é importante frisar: a pré-preenchida não dispensa conferência. Se a empresa informou errado, o dado pode vir errado para a declaração. O contribuinte não deve simplesmente aceitar tudo automaticamente; precisa comparar com os seus comprovantes.
Contab - Como o contribuinte pode saber se caiu na malha fina?
Fonseca - Hoje, a consulta é simples e acessível. Já no dia seguinte ao envio da declaração, é possível verificar se há pendências. O caminho mais prático é pelo aplicativo da Receita Federal no celular: basta entrar com a conta gov.br e acessar a área de declarações. Ali, o contribuinte visualiza o status das declarações atuais e anteriores. Se estiver tudo certo, aparece como processada. Se houver problema, o sistema indica pendências e detalha a divergência ao clicar. Isso facilita o acompanhamento, mesmo quando a declaração foi feita por contador ou outra pessoa.
Contab - Depois de identificar a pendência, o que fazer?
Fonseca - O primeiro passo é identificar onde está o erro. Se for do contribuinte, a solução é retificar a declaração o quanto antes. Essa correção espontânea não gera multa: basta enviar uma nova versão com os dados corretos, substituindo a anterior. Se, por outro lado, o contribuinte estiver certo e o erro for da empresa ou de outra fonte, é preciso solicitar a correção a quem prestou a informação. Muitas vezes, quando a fonte retifica os dados, a declaração sai da malha automaticamente. Caso isso não ocorra até o fim do ano, o contribuinte pode, a partir de 1º de janeiro do ano seguinte, apresentar documentos que comprovem suas informações. A Receita aguarda esse prazo porque considera que, até lá, a fonte ainda pode ajustar os dados enviados.
Contab - E se a pessoa simplesmente não fizer nada?
Fonseca - Se a pendência continuar e a Receita intimar o contribuinte, ele perde a possibilidade de correção espontânea daquela informação. A partir da intimação, o caso já entra em outra fase. Se ficar comprovado que houve omissão de rendimentos ou outra inconsistência com impacto tributário, haverá cobrança do imposto devido e aplicação de multa.
Contab - Como funciona essa multa?
Fonseca - Ela depende do caso concreto e do valor envolvido. Se ficar constatado, por exemplo, que o contribuinte declarou rendimento muito inferior ao efetivamente recebido, essa diferença é tratada como sonegação de imposto. Nessa hipótese, além da cobrança do tributo não pago, pode ser aplicada multa que varia e pode chegar a até 75% do valor devido, conforme as circunstâncias. Entram nessa análise fatores como boa-fé, má-fé, resposta ou não à intimação e outros elementos do processo. Ou seja, não é uma penalidade fixa, mas pode alcançar valores altos.
Contab - Qual é a principal orientação para o contribuinte, então?
Fonseca - A primeira é não deixar a declaração para a última hora. Não porque o sistema vá sair do ar, mas porque, perto do prazo final, tudo fica mais difícil: localizar recibos, baixar informes, conferir dados, encontrar um contador disponível. A segunda é acompanhar a situação da declaração logo depois do envio, de preferência pelo aplicativo da Receita. E a terceira é fazer tudo com calma, atenção e conferência, inclusive na pré-preenchida. No fim das contas, a regra é simples: o contribuinte não deve declarar nada que não possa comprovar. É essa combinação de atenção, documentação e acompanhamento que mais ajuda a evitar dor de cabeça com a malha fina.
